L’absence de consentement explicite dans un processus de collecte de données personnelles expose désormais les organisations québécoises à des sanctions pouvant atteindre 25 millions de dollars ou 4 % du chiffre d’affaires mondial. Une disposition particulière permet toutefois à certains organismes publics d’échapper à certaines obligations, créant un déséquilibre réglementaire. La multiplication des plaintes traitées par la Commission d’accès à l’information depuis l’entrée en vigueur de la nouvelle réglementation révèle une accélération des litiges et une vigilance accrue autour des pratiques de gestion des données. Les entreprises font face à une adaptation rapide, sous peine de sanctions immédiates.
Loi 25 au Québec : ce qui change pour la protection des données personnelles
Le cadre a pris une toute autre couleur : la Loi 25, en application depuis septembre 2021, bouleverse les acquis pour toutes les organisations qui manipulent les renseignements personnels des Québécois. Se contenter des anciennes façons de faire en matière de confidentialité ne suffit plus. À chaque phase, collecte, utilisation, communication, le consentement explicite devient la règle. Dorénavant, clarté absolue dans la politique de confidentialité et réactivité immédiate en cas d’incident : le paysage s’est transformé, et le laxisme n’a plus droit de cité.
Un responsable de la protection des renseignements personnels doit être désigné dans chaque organisation. Ce poste ne relève plus du symbole : il implique de coordonner, de sensibiliser, de conseiller les équipes et de répondre sans tarder à la CAI. Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) deviennent indispensables, que ce soit lors de la mise en place d’un nouveau système ou pour chaque transfert de données à l’extérieur du Québec. Inspirée du RGPD, cette Loi 25 adopte un ton singulier, façonné par la réalité québécoise.
Ces changements majeurs poussent toutes les organisations à revoir leur fonctionnement :
- Droit à la portabilité des données à compter de septembre 2024 : chaque personne pourra transférer ses informations à un autre fournisseur sur simple demande.
- Destruction ou anonymisation obligatoire : conserver une donnée sans justification devient interdit. La suppression ou l’anonymisation définitive s’impose.
- Notification obligatoire : tout incident lié à la confidentialité doit être signalé immédiatement, que ce soit à la CAI ou aux principaux concernés.
En matière de sanctions, la barre est nettement plus haute : les montants peuvent grimper à 25 millions de dollars ou 4 % du chiffre d’affaires mondial. Cet encadrement s’applique à tout le spectre : entreprises, organismes publics, associations, environnements universitaires. La priorité à la protection de la vie privée devient incontournable au sein de toutes les structures. Personne ne peut feindre l’ignorance vis-à-vis de cette législation.
Pourquoi la conformité à la Loi 25 concerne toutes les entreprises, grandes et petites ?
Respecter la Loi 25 n’est pas réservé aux acteurs majeurs du numérique ou aux grandes enseignes. Dès l’instant où une entité, PME, OBNL, start-up, traite des renseignements personnels de Québécois, elle doit l’appliquer. La taille ou la renommée de la structure ne pèse plus : l’enjeu tient à chaque nom, chaque courriel, chaque numéro transmis et stocké. La protection des données n’est pas à géométrie variable.
À la clé, de nouveaux droits tangibles pour chaque individu : accès intégral à ses propres données, correction, portabilité, effacement à la demande, retrait du consentement. Pour les organisations, cela implique une refonte en profondeur : politique de confidentialité élaborée, responsable clairement nommé, registre des incidents systématique, sans égard à la taille ou au secteur.
La surveillance s’intensifie, et les sanctions sont bien réelles : la CAI détient désormais le pouvoir d’imposer des amendes massives, jusqu’à 25 millions de dollars ou 4 % du chiffre d’affaires mondial. Même un solo-entrepreneur risque 100 000 $ d’amende. Le moindre accroc, un consentement mal recueilli ou une fuite minime, peut déclencher de lourdes répercussions, la tolérance n’est plus à l’ordre du jour.
Derrière la conformité, c’est toute la relation de confiance qui se restructure, tant avec les clients qu’avec les fournisseurs ou partenaires. L’enjeu n’est plus d’ajuster à la marge : la fiabilité sur la donnée devient un pilier de chaque activité.
Marketing, gestion des données : quelles répercussions concrètes à anticiper ?
Avec la Loi 25, impossible de traiter le consentement comme une case à cocher. Il pénètre toutes les sphères de la collecte et du traitement des renseignements personnels. Recueillir un courriel, insérer un traceur, utiliser une CMP : chaque action suppose un accord net, spécifique, éclairé. Les campagnes marketing, le ciblage publicitaire ou la collecte d’informations analytiques suivent désormais un jeu de règles strict ; fini les méthodes discrètes ou implicites.
Changements opérationnels immédiats
Pour faire face à cette réalité, les équipes doivent s’organiser différemment :
- Tous les formulaires, pop-ups ou outils de suivi exigent une explication simple et lisible sur la raison de la collecte.
- L’intégration d’une CMP devient incontournable pour suivre chaque consentement et permettre aux utilisateurs de personnaliser réellement leurs choix.
- Le marketing ciblé ne peut plus fonctionner à l’ancienne : chaque personne détermine précisément ses préférences, service après service.
Le parcours usager, de l’informatique au marketing, se métamorphose. Assurer la gestion des consentements, permettre la portabilité ou la suppression des données à la demande, tout cela a désormais valeur d’obligation. Chaque nouveau traitement, pour sa part, démarre par une EFVP. Cette exigence s’invite dès la genèse de chaque projet.
Au fond, il ne s’agit pas uniquement d’adapter ses pratiques informatiques : segmentation marketing, analyse d’audience, gestion des prestataires, tout le fonctionnement doit être revu à la lumière de cette exigence nouvelle. La Loi 25 transforme la protection des données en véritable moteur de mutation organisationnelle.
Des solutions pratiques pour adopter une conformité durable et efficace
S’ajuster à la Loi 25 impose un changement de cap profond dans la gestion des renseignements personnels : vigilance permanente et pratiques renouvelées prennent le pas. Première étape concrète : confier la mission à un responsable prêt à s’impliquer, qui saura orchestrer la gouvernance documentaire, assurer une veille sur la législation et piloter la gestion sérieuse des incidents.
Rédiger une politique de confidentialité lisible qui expose de façon transparente la finalité, la durée et les règles d’effacement des données personnelles est désormais incontournable. Autre exigence majeure, l’EFVP, chaque fois qu’un nouveau traitement est envisagé ou lorsqu’il s’agit de transfert à l’international. Cette démarche vise à repérer en amont toute faille potentielle et à anticiper les mesures de protection strictes de la vie privée.
Pour piloter cette conformité, des outils spécialisés apparaissent, permettant de répertorier les consentements, automatiser le signalement des incidents et centraliser la documentation à l’appui d’un éventuel contrôle. D’autres solutions renforcent la sécurisation et l’historique lors du transfert de documents confidentiels. Et dès qu’une donnée perd toute justification d’usage, l’effacement ou l’anonymisation s’impose sans délai.
Faire évoluer ses pratiques au quotidien : déclarer tout usage de la biométrie auprès de la CAI, prévoir des instructions claires en cas d’incident et appliquer dès la conception le principe de « vie privée intégrée » à chaque projet. Ce réflexe, loin d’être un détail, garantit la solidité et l’avenir de la conformité au sein de l’organisation.
La Loi 25 redistribue les cartes dans le rapport aux données personnelles. Reste à savoir : qui saura transformer cette contrainte en accélérateur de confiance, voire en véritable atout pour innover demain ?
